Este documento de visão define a descrição dos problemas e o detalhamento dos envolvidos no Sistema Protocolo Eletrônico de Documentos (PrEDoc).
2. Visão Geral do Problema
A circulação interna de documentos impressos sempre foi um grande problema para os Órgãos do Governo. A cada entrada de documento, um processo é montado, sendo registrado o assunto e os dados do executor. Caso um novo documento seja necessário, ele deverá ser anexado no processo e assim por diante. Os custos operacionais de eventuais perdas de documentos e/ou processos nas tramitações entre departamentos é um fator de grande impacto no orçamento, devendo ser minimizado ao máximo ou eliminado, se possível.
O excesso de papel também é um fato a ser considerado. O manuseio do papel entre os departamentos acarreta problemas com fungos, ácaros, cupim, excesso de peso para carregamento e armazenamento de grandes volumes, dentre outros.
A necessidade de organizar e integrar o controle na tramitação destes processos, facilitando a visualização rápida de sua trajetória e sua localização em qualquer parte da organização, além da redução dos custos são os objetivos a serem alcançados.
3. Atores/Executores
| FUNÇÃO/PAPEL | DESCRIÇÃO | ÓRGÃO |
| Administrador | Responsável pela gestão dos cadastros básicos do sistema, como cadastro de usuário, assuntos, órgãos e departamentos. | Órgão Governamental |
| Funcionário | Responsável cadastrar os processos e sua tramitação no sistema. | Órgão Governamental |
4. Visão Geral da Solução Proposta
O sistema proposto deve automatizar, controlar e acompanhar os processos eletronicamente de forma rápida e organizada. Através de um histórico de providências tomadas, esta solução deve trazer funcionalidades que permitem acompanhar o fluxo dos processos entre os departamentos desde a sua origem até seu destino final, permitindo a sua localização imediata dentro da organização.
Adicionalmente, o produto proposto permitirá que somente funcionários previamente cadastrados acessem o sistema, além de possibilitar que um administrador faça o gerenciamento de cadastros básicos, tais como: usuário, assuntos dos processos, órgãos e departamentos.
5.Requisitos de Negócio
a. Funcionais
- Cadastrar os dados dos funcionários;
- Emitir relatórios gerenciais sobre os funcionários;
- Cadastrar os assuntos relativos aos documentos;
- Cadastrar os departamentos do Órgão Governamental;
- Cadastrar outros Órgãos Governamentais;
- Cadastrar os processos que vão conter os documentos;
- Cadastrar o trâmite de documentos entre os departamentos
- Visualizar o trâmite de documentos entre os departamentos
b. Inversos
- Não foram identificados requisitos de negócio inversos.
c. Não Funcionais
- O sistema tem como proposta a rapidez e a facilidade de uso, buscando respeito aos preceitos de usabilidade e acessibilidade.
- O sistema deve ser baseado na plataforma Web
6. Restrições
Não foram identificadas restrições específicas para o sistema.
